Soluzioni VoIP per alberghi e aziende

Sono ormai anni che in ambito di telefonia si sente parlare di tecnologia VoIP. Questa alternativa al classico telefono è accompagnata da molta disinformazione e spesso veniamo intimoriti (soprattutto quando si gestisce un sistema telefonico interno abbastanza grande come il centralino di un hotel), con la conseguenza di fare scelte errate o addirittura di non farne proprio, restando fermi con un sistema ormai obsoleto e inefficiente.

Passare al VoIP conviene, ecco perché

In questo articolo illustreremo e chiariremo in 7 punti il perché passare al VoIP conviene, in particolare per le strutture medio-grandi come gli alberghi.

Funzionamento centralino VoIP

1. Unified Communication

La tecnologia VoIP porta con sé tante innovazioni che con una centrale tradizionale non sono semplici da realizzare:

  • Telefonate con più di due partecipanti
  • Segreterie telefoniche personalizzabili e illimitate con inoltro email
  • Un numero d’interno a cui rispondono più dispositivi
  • Videochiamate
  • Fork to Mobile
  • Risponditore automatico multilivello

2. Il VoIP fa risparmiare

Il più grande vantaggio della telefonia VoIP è che conviene. Statisticamente una linea VoIP multicanale con traffico flat costa sempre meno di una linea analogica o ISDN. Per quanto riguarda il centralino, i costi di manutenzione sono relativamente bassi se paragonati a quelli di una centrale tradizionale.

3. VoIP, un sistema aperto

Una centrale VoIP di ultima generazione è un sistema informatico composto da più elementi che comunicano tra loro mediante dei protocolli standardizzati. Questo è un enorme salto in avanti nell’ambito della telefonia, in quanto i centralini tradizionali sono sempre stati degli “scatolotti” chiusi dove l’utente finale era vincolato a usare specifiche schede, specifici telefoni e specifici ricambi messi sul mercato da un unico produttore. In un sistema con standard aperti, invece, non si è vincolati a un unico produttore: si possono usare telefoni di un produttore A, interfacce di un produttore B e magari domani si può cambiare tutto con un produttore C, e tutto funzionerà sempre.

4. Retro-compatibilità

Installare un centralino VoIP in hotel non richiede la sostituzione di tutti i telefoni della struttura con telefoni IP (con il relativo lavoro di ri-cablaggio). Mediante apposite interfacce è possibile collegare i classici telefoni analogici a una centrale VoIP: ad esempio, la soluzione ideale in un albergo è quella di usare telefoni IP (più evoluti) in reception e negli uffici, lasciando la rete delle camere così com’è (non avrebbe senso investire in un apparato telefonico evoluto per le camere: i clienti lo userebbero solo per chiedere un’informazione alla reception).
Inoltre, per chi non si sentisse pronto a fare il salto verso una linea VoIP, si può interfacciare una centrale VoIP con una linea ISDN, un flusso primario o una linea RTG. Possiamo dunque affermare che installare una centrale VoIP non implica per forza sottoscrivere abbonamenti con un provider di linee VoIP.

5. Scalabilità del VoIP

Un sistema VoIP è concepito per essere scalabile: se un domani dovesse nascere l’esigenza di aggiungere 10 interni al proprio business, basterebbe acquistare solo i 10 telefoni e non ulteriori schede o interfacce, risparmiando soldi di hardware e installazione. Lo stesso non è possibile con una centrale tradizionale, che nasce con un determinato numero di interni e spesso ampliarla è complesso se non impossibile.

6. Scalabilità su scala geografica

Nel caso di un’organizzazione con più sedi distribuite sul territorio, una centrale di telefonia VoIP offre la possibilità di avere una serie di interconnessioni attraverso Internet tra i vari uffici. In tal modo dalla sede A si può chiamare un interno della sede B senza occupare le linee esterne (e senza passare per il centralino per chiedere di essere collegati con l’interno desiderato).

7. Alta affidabilità

Il cuore di una centrale VoIP è generalmente un software distribuito nel formato di macchina virtuale. Tale tecnologia porta con sé tanti vantaggi: si pensi al caso di un guasto al server che ospita la macchina del centralino: basta copiare la macchina su un PC o un server di backup e il sistema riparte in pochi minuti. Questo non è possibile con le centrali tradizionali: un guasto alla scheda principale implica la sostituzione dell’hardware, con un inevitabile stop del sistema di almeno una giornata.

Vantaggi VoIP Svantaggi centralino classico
Canali di comunicazione e scalabilità Maggiore flessibilità e disponibilità di un gran numero di interni e di canali di comunicazione. L’aggiunta di canali o interni spesso non è possibile o richiede onerosi upgrade dell’hardware.
Funzionalità Estesa disponibilità di funzionalità, semplici da installare, configurare e anche integrabili con altri sistemi e/o software. I vecchi sistemi non posseggono particolari funzionalità, comunque dispongono di una limitata scelta e difficilmente integrabili.
Costi Risparmi fino al 50% rispetto alle linee tradizionali. Solo maggiori conti e bollette.
Efficienza Maggiore produttività dello staff e migliore reattività della clientela che si tramuta in aumento del business e dei profitti. Difficoltà nel gestire situazioni e strutture complesse che si tramuta in un appesantimento dei processi.

Conclusioni

La tecnologia di telefonia VoIP è ormai molto evoluta e consente di aumentare l’efficienza del proprio business oltre che risparmiare sui costi di implementazione e gestione. Le soluzioni VoIP sono praticamente indispensabili per alberghi, uffici, agenzie di viaggio, agenzie di trasporti e ogni altro genere di attività che intrattiene rapporti telefonici con i clienti. Noi di iotatau offriamo varie soluzioni VoIP personalizzate sulle esigenze sempre differenti di ogni cliente; per maggiori informazioni potete contattarci senza impegno tramite il modulo di contatto in quest’altra pagina.